PERENCANAAN STRATEGI MANAJEMEN PERUBAHAN LAPORAN AKHIR PENELITIAN TERAPAN PADA PROGRAM STUDI MENGGUNAKAN MODEL ADKAR PASCA PENETAPAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN SEBAGAI BADAN LAYANAN UMUM

Tujuan penelitian ini adalah untuk (1) Melakukan assessment for change
readiness terhadap dosen pasca penetapan Unimed sebagai PTN PK BLU yang
memberikan peluang bagi program studi untuk mengembangkan tugas dan
fungsinya sebagai unit income generate, menggunakan Model ADKAR, (2)
Melakukan gap analysis antara business process tugas dan fungsi program studi
saat ini (eksisting) dengan tugas dan fungsi tambahan program studi dalam
mengoptimalkan kinerja BLU Unimed pada aspek process effectiveness dan
revenue enchancement yang terfokus pada income generate (expected).
Mekanisme yang dilakukan adalah dengan (a) melakukan evaluasi diri, (b)
melakukan analisis SWOT untuk menetapkan strategi perubahan, (c) menetapkan
target dan metode perubahan dengan menggunakan pendekatan system, dan (d)
mengembangkan paradigma teoretik manajamen perubahan, dan (3) Menyusun
mekanisme dan rancangan serta outline Rencana Strategi Bisnis Program Studi
berdasarkan lintas intepretasi basis data hasil analisis change readiness dan hasil
gap analysis tersebut di atas
Penelitian ini menggunakan metode kombinasi (mixed methods) dengan
strategi Sequential Explanatory Design. Metode Kuantitatif digunakan untuk
menjawab tujuan pertama penelitian. Metode Kualitatif dipergunakan untuk
menjawab tujuan penelitian kekedua dan ketiga. Penelitian ini dilaksanakan di
Fakultas Teknik (FT) Universitas Negeri Medan (Unimed). Populasi penelitian
untuk pengambilan data metode kuantitatif yang bertujuan untuk keperluan
assessment for change readiness adalah dosen FT Unimed. Penetapan sampel
penelitian dilakukan dengan dua mekanisme. Untuk Dosen dengan Tugas
Tambahan sebagai Ketua Program Studi sebanyak 13 secara purposive sebagai
sampel penelitian. Partisipan penelitian dalam penelitian kualitatif (Raco,2010)
jumlahnya ditetapkan secara purposive berdasarkan kredibilitas partisipan dan
kekayaan informasi (information rich) yang dapat diberikan kepada peneliti.
Dalam penelitian partsipannya adalah Ketua Program studi. Pengumpulan data
untuk metode penelitian kuantitatif dilakukan dengan menggunakan kuesioner
menggunakan aplikasi google form dan analisis datanya menggunakan
menggunakan statitistik deskriptif. Pengumpulan data metode kualitatif dilakukan
dengan studi dokumentasi dan wawancara. Akan tetapi mempertimbangkan situasi
pandemic covid-19, indicator pertanyaan wawancara dirubah menjadi indicator
kuesioner dan diberikan kepada partisipan menggunakan aplikasi google
form.Porsi studi dokumentasi lebih dominan daripada wawancara yang digantikan
dengan teknik pengumpulan data dengan kuesioner tersebut. Analisis data metode
kualitatif dalam penelitian ini terdiri dari (a) reduksi data, (b) display data (c)
analisis, (d) mengambil kesimpulan dan verifikasi, (e) meningkatkan keabsahan
dan (f) narasi hasil. Hasil interpretasi analisis data metode kuantitatif setelah
dilakukan lintas intepretasi basis data selanjutnya dijadikan input untuk
melakukan revisi Rencana Strategis Bisnis Program Studi sebagai bentuk strategi
perencanaan manajemen perubahan.
Kesimpulan penelitian yang didasarkan pada hasil pembahasan adalah
sebagai berikut :
1. Model ADKAR telah dapat menampilkan profil change readiness dosen
dan fungsionaris program studi, dan person in charge unit penghasil
income generate pasca penetapan Unimed sebagai PTN PK BLU terkait
potensi program studi dengan tugas tambahan dalam menghasilkan income
generate, yang hasilnya dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas
layanan akademik, penelitian dan pengabdian masyarakat. Profil change
readiness terbagi menjadi lima, yaitu sangat kurang siap, (Skor 1) ,kurang
siap (skor 2), cukup siap (skor 3), siap (skor 4) dan sangat siap (skor 5).
Prosentase jawaban responden skor 4 dan 5 yang sangat dominan tersebut
mengindikasikan kesiapan responden untuk berpartisipasi dalam
perubahan organisasi. Secara dikotomi jawaban dosen sebagai responden
penelitian mengindikasikan adanya faktor pendorong perubahan dan masih
adanya resistensi terhadap perubahan. Indikasi tersebut nampak dari masih
adanya responden yang menjawab skor 1 dan skor 2 dari pernyataan, yang
berarti responden tersebut sangat kurang siap dan kurang siap untuk
berpartisipasi dalam perubahan terkait tugas tambahan program studi
sebagai unit in charge untuk income generate. Pada komponen Awareness
(A) sebanyak 5,4% responden menyatakan kurang siap. Pada komponen
Desisre (D) sebanyak 7,2% responden menyatakan kurang siap.
Pernyataan kekurangsiapan responden pada komponen Knowledge (K)
dan Ability (A) masing-masing sebesar 16,1%, dan pada komponen
Reinforcement (R) sebesar 9%. Sedangkan untuk pernyataan dengan skor
4 (baik) dan 5 (sangat baik) , prosentase terkecil pada skor 4 adalah 35,7%
(pada komponen “R”) dan terbesar 64,3%, (pada komponen “D” dan “A”)
yang mengindikasikan bahwa responden memiliki kesiapan terkait hasrat
dan kemampuan dalam menghadapi perubahan terkait penambahan tugas
dan fungsi program studi untuk mengelola layanan penunjang akademik
yang dapat menghasilkan pendapatan non UKT, yang dapat dimanfaatkan
untuk meningkatkan layanan akademik dan kemahasiswaan, penelitian dan
pengabdian masyarakat. Pada komponen “D” responen yang menyatakan
antusiasme untuk berpartisipasi dalam perubahan tersebut dalam kategori
sangat baik juga terdapat pada komponen “D” sebesar 50%.
2. Gap analysis antara business process tugas dan fungsi program studi saat
ini (eksisting) dengan tugas dan fungsi tambahan program studi dalam
mengoptimalkan kinerja BLU Unimed pada aspek process effectiveness
dan revenue enchancement yang terfokus pada income generate (expected)
dilakukan , dengan menerapkan kaidah analisis SWOT sebagai bagian
integral dari mekanisme evaluasi diri. Teknik IFAS dan EFAS digunakan
untuk memperoleh skor setiap komponen SWOT. Untuk tingkat Fakultas
Teknik, total skor kekuatan dikurangi kelemahan (4,02-2,46 = 1,56) dan
total peluang dikurangi ancaman (4,85-3,3 = 1,55) dan hasilnya dipetakan
pada sumbu Cartesian yang yang terbagi dalam empat kwadran (I sampai
IV) maka koordinat hasil analisis berada dalam kwadran I yang
menunjukkan bahwa Fakultas Teknik Unimed berada pada posisi siap
untuk tumbuh dan berkembang atau posisi mendukung strategi agresif.
Untuk tingkat program studi hasil analisis SWOT juga mengindikasikan
bahwa seluruh program studi berada pada posisi siap untuk tumbuh dan
berkembang atau posisi mendukung strategi agresif.
3. Hasil analisis SWOT selanjutnya dijadikan dasar untuk menyusun Matrix
TOWS yang mendeskripsikan (a) Strategi SO yaitu menciptakan strategi
yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang, (b) Strategi
WO yaitu menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk
memanfaatkan peluang, (c) Strategi ST yaitu mencipatkan strategi yang
menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman, dan (d) Strategi WT
yaitu menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan
menghindari ancaman.
4. Matrix TOWS hasilnya dimanfaatkan sebagai rujukan penetapan target
dan metode manajemen perubahan menggunakan pendekatan sistem :
input – Target – output. Input diperoleh dari hasil SWOT analysis Fakultas
Teknik dan seluruh program studi di Fakultas Teknik dengan melakukan
analisis lingkungan internal (IFAS) dan eksternal (EFAS), yang
diproyeksikan akan mempengaruhi proses perubahan. Target elemen
perubahan merupakan komponen organisasi yang perlu diubah atau
sasaran perubahan, dan dalam penelitian ini target perubahan program
studi dilakukan terhadap aspek (a) pengaturan organisasi, (b)penetapan
tujuan, (c)faktor sosial, (d)metode, (e)desain kerja, (f) teknologi dan (g)
aspek manusia. Komponen output merupakan rencana manajemen
perubahan.
5. Relasi internal dan eksternal antar komponen target – metode – output
pada tahapan lebih lanjut akan diwujudkan dalam paradigma hipotetik
manajemen perubahan di tingkat program studi.
6. Pengembangan Rencana Strategis Bisnis di Tingkat Program Studi
diinisiasi dengan pengembangan roadmap pengembangan program studi
yang inputnya diperoleh dari paradigma manajemen perubahan di tingkat
progam studi. Penelitian ini telah mengembangkan outline roadmap
pengembangan baik untuk program studi pendidikan akademik (S1)
maupun program studi pendidikan vokasi (D3). Berdasarkan roadmap
pengembangan program studi selanjutnya telah disusun mekanisme dan
rancangan serta outline Rencana Strategi Bisnis Program Studi yang
diawali dengan penetapan tarif layanan akademik dan tarif layanan
penunjang akademik.