Manajemen Arsip Perguruan Tinggi

Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa Arsip
Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan oraganisasi
perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan
tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Pengelolaan
arsip di perguruan tinggi sangat penting karena dari arsip yang tercipta
tergambar seluruh aspek aktivitas yang terjadi di perguruan tinggi tersebut.
Sebagai contoh seorang mahasiswa, mulai dari mendaftar sampai dia
menyelesaikan studinya selalu harus diikuti oleh arsip. Demikian pula halnya
seorang dosen, dari mulai mendaftar jadi dosen, menjalankan tugasnya,
melakukan penelitian, memberikan bimbingan kepada mahasiswa, dan
membuat laporan, semuanya berkaitan dengan arsip.
Perguruan tinggi di Indonesia sebagai institusi ilmiah memegang peran strategis
Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat. Dalam melaksanakan fungsi tersebut, perguruan tinggi
menghasilkan arsip sebagai informasi yang terekam (recorded information)
yang merupakan asset perguruan tinggi dan sekaligus asset public yang perlu
dikelola dengan baik sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja perguruan tinggi
yang merefleksikan capaian Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu,
arsip yang diciptakan oleh perguruan tinggi mempunyai manfaat yang penting
dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Tugas Arsip Perguruan Tinggi menurut UU No. 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, di antaranya adalah: (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas, (2)
mengelola arsip civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi, (3)
mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan
tinggi, dan (4) pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.