PENGEMBANGAN PROGRAM APLIKASI PENGELOLAAN SURAT MENYURAT FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIMED BERBASIS WEB

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam yang merupakan salah satu Fakultas di Unimed dalam menyelenggarakan aktivitas mengagendakan dan mengarsipkan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda manual. Hal tersebut kurang efisien karena akan kesulitan mencari arsip surat yang begitu banyak dan sudah tersimpan dalam jangka waktu lama. Saat ini kemajuan teknologi di dunia sudah sangat berkembang pesat dan sangat dibutuhkan. Apalagi dengan munculnya Pandemi Corono Virus Disease (Covid-19), sebagian besar aktivitas masyarakat terganggu sehingga aktivitas dilaksanakan secara daring. Begitu juga dengan aktivitas mahasiswa FMIPA Unimed. Sekarang mahasiswa melaksanakan perkuliahan secara daring. Namun, untuk mahasiswa tingkat akhir yang ingin mengajukan permohonan surat penelitian skripsinya atau mahasiswa aktif yang ingin mendaftar beasiswa membutuhkan surat aktif kuliah harus datang kekampus untuk mengurus berkas agar bisa mendapatkan surat yang dibutuhkan tersebut. Maka dari itu, perlu adanya aplikasi pengelolaan surat menyurat di tata usaha FMIPA Unimed agar mahasiswa FMIPA Unimed dapat mengurus surat yang diperlukan secara online, pegawai dapat mempercepat pencarian data surat dan mencetak laporan suratnya. Aplikasi ini dirancang berbasis web dengan menggunakan PHP dan MySQL. Aplikasi ini mempunyai kemampuan dapat diakses dimana pun oleh admin, pegawai dan mahasiswa sehingga pegawai dapat mengelola surat dengan login user, baik itu menambah, mengupdate, menghapus, mengupload, mendownload dan mencari surat serta mencetak laporan surat. Selain itu juga memudahkan mahasiswa untuk mengurus surat penelitian dan surat aktif kuliah secara online hingga surat selesai dan dapat diunduh. Aplikasi ini juga menyediakan tempat saling mengirim pesan antara pegawai dan mahasiswa.